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英文メールLesson1-3平易な表現を使う


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Lesson1要件が果たせるメールを書くポイント

平易な表現を使う

ポイント3:平易な表現を使う
ビジネスのメールでは、表現に凝るよりも全体のメッセージを明瞭でわかりやすくすることが大切です。そのためのポイントは、シンプルで平易な英語(Plain English)を使うことです。

平易な英語(Plain English)
もともとはPlain Englishとは主に政府の発行する文書などで使う表現を平易でわかりやすいものにするということから始まったようです。難解な表現や専門語をさけ、一般の国民にとって分かりやすい文にしようというものですが、ビジネスの場面でもこのように考え平易な表現でメールやレターを書くことが多くなっています。

ポイント1
・長文をさける
大まかな目安としては、1文(文頭からピリオドまでの長さ)を15~20語以内におさえる。
ポイント2
・能動態を使う
受動態:The matter will be discussed. 「その件について話し合います。」
能動態:We will discuss the matter. 「私たちはその件について話し合いします。」
※主語を明確にすることが大切。
※あえて主語を隠したいときに受動態を使うことがある。

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ポイント3
・不必要な詳細は書かない

We need to receive the product by June 10 because we have a sales promotion campaign. If we cannot receive the product by then, we will be in trouble with our customer and we may lose our contract.

「当社は、販促キャンペーンのためにその商品を6月10日までに受け取る必要があります。もしその時までに商品を受け取ることができない場合は、当社は顧客ともめごとになり契約を失うかもしれません。」

この文の、If we cannot … 以下の下線部は、どうしてもこのことを書かなくてはならない場合(例:今までに何度も納期を遅れているなど)を除いては書く必要ありません。

ポイント4
・見やすいレイアウト
1つの段落の中ではピリオドで改行せずに、文をつなげる。1文ごとに改行されていると異なる段落のように感じられるためか、違和感を感じる人もいる。

例文サンプル6 Plain English の表現例も御覧ください。

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