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英文メールLesson3-1 依頼


ビジネスに役立つ英文メールのコツDVD

Lesson3E-mail-目的別構成

1)依頼

状況や果たすべき要件により、どのようにメールを構成すればよいかというポイントが異なってきます。ここでは、1)依頼、2)提案、3)断る、4)感謝、5)問い合わせ、6)問題・苦情、7)謝罪、などの異なる要件について、どのような「件名」、「導入」、「要件」、「結部」にするとよいか簡単に紹介します。

1)依頼:相手に依頼の背景を分かってもらうことが大切。
2)提案:いかに理解しやすいかどうかがポイント。
3)断る:気遣いは必要だが、断っていることが明確にわかること。
4)感謝:感謝のメッセージを繰り返すだけではなく内容は具体的に。
5)問い合わせ:問い合わせの内容は具体的に。
6)問題・苦情:感情的にならず冷静に。
7)謝罪:具体的な対応も伝えると良い。

1)依頼
構成例
Subject(件名): 依頼であることが分かるような件名が良い。
Opening(導入): 依頼に至る経緯の説明、初めての相手には自己紹介などをすると良い。
Body(要件): 依頼したい内容について述べる。
Closing(結部): 「お返事をお待ちしております。」などとポジティブなメッセージを書く。依頼する内容・状況によってはあまり押しを強くしない。

解説・注意点
相手の仕事の範囲にあたることを依頼するには、普通に書けば問題ありませんが、特別なことを依頼する場合は控えめな表現を使い頼むほうが丁寧で良いです。依頼する場合はたとえ自分より目下の人に書く場合でも丁寧に書くのが普通です。

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メールの例

Subject: Sales promotion project

Dear John,

Now I am working on a new sales promotion project and it requires design work. I need some help from a person who has artistic talents. Could you help me with this project? I thought you would be perfect for this project.

I am looking forward to hearing from you.

Regards,
Layna Tavek

件名:販売促進プロジェクト

ジョンへ

今、新しい販売促進プロジェクトをやっているのですが、デザイン作業が必要なんです。芸術的な才能のある人の助けが必要です。このプロジェクト手伝ってもらえませんか? あなたならこのプロジェクトにぴったりだと思っているのですが。

お返事お待ちしてます。

では、
Layna Tavek

本文の流れ

導入:
Now I am working on a new sales project and it requires design work.

新しいプロジェクトではデザインの仕事があることを説明。

I need some help from a person who has artistic talents.

(次の文へのつなぎとして)芸術的な才能のある人に手伝ってもらいたいという意向を伝えています。

要件:
Could you help me with this project? I thought you would be perfect for this project.

プロジェクトを手伝って欲しい旨を伝えています。また、相手がそのプロジェクトにふさわしいと述べることで少し押しを強めています。

結部:
I am looking forward to hearing from you.

「お返事をお待ちしております。」とさわやかな感じの終わり方です。

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