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英文メールLesson3-2 提案


ビジネスに役立つ英文メールのコツDVD

Lesson3E-mail-目的別構成

2)提案

状況や果たすべき要件により、どのようにメールを構成すればよいかというポイントが異なってきます。ここでは、1)依頼、2)提案、3)断る、4)感謝、5)問い合わせ、6)問題・苦情、7)謝罪、などの異なる要件について、どのような「件名」、「導入」、「要件」、「結部」にするとよいか簡単に紹介します。

1)依頼:相手に依頼の背景を分かってもらうことが大切。
2)提案:いかに理解しやすいかどうかがポイント。
3)断る:気遣いは必要だが、断っていることが明確にわかること。
4)感謝:感謝のメッセージを繰り返すだけではなく内容は具体的に。
5)問い合わせ:問い合わせの内容は具体的に。
6)問題・苦情:感情的にならず冷静に。
7)謝罪:具体的な対応も伝えると良い。

2)提案
構成例
Subject(件名): 何についての提案か分かるような件名が良い。
Opening(導入): 簡単な挨拶・経緯の説明など。初めてメールする場合は自己紹介から始めると良い。
Body(要件): どのような提案かを書き、その後に説明を加える。または、問題点などを指摘しその後に提案を書くと良い。
Closing(結部): 「お返事お待ちしております。」、「質問があれば連絡してください。」、「助けが必要なら連絡してください。」などのポジティブなメッセージで締めくくると良い。

解説・注意点
状況にもよりますが、いきなり提案のメッセージから初めてしまうと、押しが強くなりすぎ相手がひいてしまい、提案を受け入れにくくなってしまうかもしれません。相手の視点に立って理解しやすい流れで提案することが大切です。

メールの例
Subject: Your report

Dear Mr. Tayler,

Thanks for sending me the report. I enjoyed reading it very much.

However, I noticed that the statistics came from a 1980 study. I think this is a bit too old. I believe your report would be much more convincing with more recent data. I am sure you can find more recent studies that would back up your points. Other than this, I thought your report is excellent.

Please let me know if I can be of your help.

Regards,
Tom Tailor

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件名:あなたの報告書

Mr. Taylerさま

報告書を送っていただきありがとうございます。楽しく読ませていただきました。

ところで、統計が1980年の研究からのもののようですが、少し古すぎるのではないかと思います。もっと新しいデータを使ったほうが、あなたの報告書はもっと説得力がでるはずだと思います。きっと、あなたの論点を強める最近の研究を見つけることができることと思います。それ以外は、素晴らしいと思いました。

もし私に何かお手伝いができることがあればお知らせください。

では、
Tom Tailor

本文の流れ

導入:
Thanks for sending me the report.

レポートを送ってくれた事に対する感謝のメッセージで始めています。

I enjoyed reading it very much.

読むのが楽しかったというポジティブな意見を述べることで、相手のレポートを受け入れています。

要件:
However, I noticed that the statistics came from a 1980 study. I think this is a bit too old. I believe your report would be much more convincing with more recent data.

統計が古いという問題点を指摘した後、もっと新しいデータを使うほうが良いと提案しています。

I am sure you can find more recent studies that would back up your points. Other than this, I thought your report is excellent.

新しい統計はきっと見つかるだろうということと、他の点についてはとても素晴らしいと伝え相手を励ましています。相手を励ますことでより受け入れやすい提案になります。

結部:
Please let me know if I can be of your help.

助けが必要なら知らせて欲しいと相手に伝えています。

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