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英文メールLesson3-3 断る


ビジネスに役立つ英文メールのコツDVD

Lesson3E-mail-目的別構成

3)断る

状況や果たすべき要件により、どのようにメールを構成すればよいかというポイントが異なってきます。ここでは、1)依頼、2)提案、3)断る、4)感謝、5)問い合わせ、6)問題・苦情、7)謝罪、などの異なる要件について、どのような「件名」、「導入」、「要件」、「結部」にするとよいか簡単に紹介します。

1)依頼:相手に依頼の背景を分かってもらうことが大切。
2)提案:いかに理解しやすいかどうかがポイント。
3)断る:気遣いは必要だが、断っていることが明確にわかること。
4)感謝:感謝のメッセージを繰り返すだけではなく内容は具体的に。
5)問い合わせ:問い合わせの内容は具体的に。
6)問題・苦情:感情的にならず冷静に。
7)謝罪:具体的な対応も伝えると良い。

3)断る
構成例
Subject(件名): 何についてのメールか分かるような件名が良い。
Opening(導入): 簡単な挨拶など。
Body(要件): 断る内容について最初に書き、その後に理由を説明します。または、理由・状況を先に説明してから断る旨を伝える方法もあります。
Closing(結部): 何かポジティブなことを最後に書くとよい。

解説・注意点
断るということはネガティブな行為なので、つっけんどんに書いてしまうと印象が悪くなってしまいます。状況や相手によりますが、もし相手との関係を重んじる場合は、断りのメールにポジティブなメッセージを含んでおくことも大切です。しかし、相手の事を気遣いすぎて断っていることが分かりにくいメールにならないように注意してください。

メールの例
Subject: Year-end party

Thank you very much for inviting me to the annual office party at your office. I really would like to attend it however I have a previous engagement. I hope I can attend it next year. Please say hi to everyone at your office.

I hope you have a good time at the party.

Regards,
Steve Pearson 

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件名:忘年会

あなたの事務所の年次パーティーにお招きいただきありがとうございます。出席したいのですが、他に前もって入れた予定があります。来年は出席できればと思っております。事務所の皆さまによろしくお伝えください。
よいパーティーになると良いですね。

では、
Steve Pearson

本文の流れ

本文の流れ
導入:
Thank you very much for inviting me to the annual office party at your office.

最初の挨拶として招待に対するお礼を述べています。お礼を伝えることで、招待を受け取ったことも確認できます。

要件:
I really would like to attend it however I have a previous engagement. I hope I can attend it next year. Please say hi to everyone at your office.

とても出席したかったと残念な気持ちを伝え、事前に予定があり出席できないと伝えています。また、来年出られると良いという希望と事務所のみんなによろしく伝えて欲しいというメッセージを入れることで相手に対する気遣いを表現しています。

結部:
I hope you have a good time at the party.

みんなが楽しむことを希望するというポジティブなメッセージでメールを終えています。

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