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英文メールLesson3-4 感謝


ビジネスに役立つ英文メールのコツDVD

Lesson3E-mail-目的別構成

4)感謝

状況や果たすべき要件により、どのようにメールを構成すればよいかというポイントが異なってきます。ここでは、1)依頼、2)提案、3)断る、4)感謝、5)問い合わせ、6)問題・苦情、7)謝罪、などの異なる要件について、どのような「件名」、「導入」、「要件」、「結部」にするとよいか簡単に紹介します。

1)依頼:相手に依頼の背景を分かってもらうことが大切。
2)提案:いかに理解しやすいかどうかがポイント。
3)断る:気遣いは必要だが、断っていることが明確にわかること。
4)感謝:感謝のメッセージを繰り返すだけではなく内容は具体的に。
5)問い合わせ:問い合わせの内容は具体的に。
6)問題・苦情:感情的にならず冷静に。
7)謝罪:具体的な対応も伝えると良い。

4)感謝
構成例
Subject(件名): 何についての感謝の件かが分かるようにつける。件名に感謝のメッセージを入れてしまうこともできます。
Opening(導入): 簡単な挨拶(省略しても良い。よりフォーマルな印象にしたい場合は、簡単な挨拶や経過の報告などから始めると良い。)
Body(要件): 感謝の気持ちを伝えるメッセージから始める。また、相手の行為がどのように役立ったのかを具体的に書くと、相手にとって実感のこもったメッセージになる。
Closing(結部): 何かポジティブなメッセージ。

解説・注意点
感謝の気持ちを伝える場合は何に対して感謝しているのか具体的に書く方が良いです。Thank you very much for everything.「いろいろありがとうございます。」などのような表現では何について感謝しているのかが分かりにくいです。何がどのように良かったのかを相手に伝えると、相手もうれしく思うことと思います。また、ポジティブな気持ちは率直に伝えるほうが相手にも伝わりやすいです。そのため、状況によってはあまり固いメールにしないほうが良いです。

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メールの例
Subject: Thank you for sending me my briefcase

Dear Mr. Robinson,
Thank you very much for sending me my briefcase. I was very surprised when I received my briefcase with nothing missing. I would like to thank you and your staff for excellent service and honesty. I thought I may not receive it again. I feel very lucky not only to receive my briefcase back but also everything in it. I would like to stay at your hotel again when I visit London again. Thanks again!

Regards,
John Wilson

件名:ブリーフケースありがとうございます。

ロビンソン様
私のブリーフケースをお送りいただきありがとうございます。ブリーフケースとその中身全てを受け取りとても驚きました。あなたとスタッフの皆さまの素晴らしいサービスと正直さについて感謝いたします。もう受け取ることはないかもしれないと思っていました。ブリーフケースを受け取っただけではなく、中のものも全て受け取れるなんて本当にラッキーです。また、ロンドンを尋ねたらあなたのホテルに泊まりたいです。ありがとうございました。

では、
John Wilson

本文の流れ

本文の流れ
導入:←(上のメールでは省略されています。)
もし何か入れる場合は、「ブリーフケースをなくして困っていたところ、見つかったとあなたのホテルから連絡がありとてもびっくりしました。」など。

導入の例

I was deeply in trouble because I lost my briefcase. You couldn’t imagine how surprised I was to receive an email from you saying that “We found your briefcase.”
「ブリーフケースをなくしてとても困っていました。あなたから、ブリーフケースを見つけましたというメールを受け取った時は、想像できないほど驚きました。」
※このように書き進める場合は、このあとの文ももう少し固い感じの文にすすめるほうが自然です。

要件:
Thank you very much for sending me back my briefcase. I was very surprised when I received my briefcase with nothing missing. I would like to thank you and your staff for excellent service and honesty. I thought I may not receive it again. I feel very lucky not only to receive my briefcase back but also everything in it. I would like to stay at your hotel again when I visit London again.

感謝の気持ちを伝え、その後にどんなに感動したかを伝えています。また、相手をほめたたえ、相手のホテルに泊まると伝えることで、うれしかった気持ちを具体的に表現しています。

結部:
Thanks again! 

最後にもう一度お礼を伝えることで終わりの挨拶にしています。

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