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英文メールLesson3-5 問い合わせ


ビジネスに役立つ英文メールのコツDVD

Lesson3E-mail-目的別構成

5)問い合わせ

状況や果たすべき要件により、どのようにメールを構成すればよいかというポイントが異なってきます。ここでは、1)依頼、2)提案、3)断る、4)感謝、5)問い合わせ、6)問題・苦情、7)謝罪、などの異なる要件について、どのような「件名」、「導入」、「要件」、「結部」にするとよいか簡単に紹介します。

1)依頼:相手に依頼の背景を分かってもらうことが大切。
2)提案:いかに理解しやすいかどうかがポイント。
3)断る:気遣いは必要だが、断っていることが明確にわかること。
4)感謝:感謝のメッセージを繰り返すだけではなく内容は具体的に。
5)問い合わせ:問い合わせの内容は具体的に。
6)問題・苦情:感情的にならず冷静に。
7)謝罪:具体的な対応も伝えると良い。

5)問い合わせ
構成例
Subject(件名): 何についての問い合わせか分かるような件名が良い。
Opening(導入): 簡単に経緯の説明や自己紹介をすると良い。(状況によっては不要。)
Body(要件): 問い合わせる内容について書く。質問がある場合は具体的に尋ねると良い。
Closing(結部): お返事をお待ちしておりますなど。

解説・注意点
誰かに紹介された相手などに問い合わせをする状況では導入は不可欠ですが、広告を見て問い合わせる場合は導入を省略しても問題ありません。でも、問い合わせの経緯を説明したり感想を伝えることは、相手にとってこちらの情報を得るための手助けになる場合もあります。問い合わせメールでは、質問や求める情報を具体的に書くことが大切です。

メールの例
Subject: Questions about Digital 200

Dear Sir/Madam:

I found your advertisement for digital cameras on your webpage. I liked Digital 200 very much and may be interested in purchasing one.

In this regard, please answer the following questions:
– Do I need any special software to connect the camera to a PC?
– Can I buy batteries for the camera at a regular store?
– How long does the battery last?

I look forward to your reply.

Sincerely yours,
Bob Smith

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件名: Digital 200についての質問

担当者殿

御社のウェブページでデジタルカメラの広告を見つけました。Digital 200がとても気に入ったので、購入を考えています。

そのため、以下の質問にお答え下さい。
– PCとの接続には特別なソフトが必要でしょうか?
– 電池は通常のお店で買えるものでしょうか?
– 電池の寿命はどのくらいでしょうか。

お返事お待ちしております。

敬具
Bob Smith

本文の流れ

本文の流れ
導入:
I found your advertisement for digital cameras on your webpage. I liked Digital 200 very much and may be interested in purchasing one.

どこで情報を得たのか伝えることで問い合わせの経緯を説明しています。また、商品を気に入ったと伝えることで、相手の興味をひこうとしています。
※宣伝を見て商品に対する問い合わせをする場合は、いきなり本文に入っても問題ありません。でも、経緯を伝えることは相手にとってもどのような対応をしたら良いのか分かりやすくなるというメリットがある場合もあります。

要件:
In this regard, please answer the following questions:
– Do I need any special software to connect the camera to a PC?
– Can I buy batteries for the camera at a regular store?
– How long does the battery last?

尋ねたい内容を質問しています。

結部:
I look forward to your reply.

返事をお待ちしておりますというメッセージで終わりの挨拶をしています。

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