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英文メールLesson3-7 謝罪


ビジネスに役立つ英文メールのコツDVD

Lesson3E-mail-目的別構成

7)謝罪

状況や果たすべき要件により、どのようにメールを構成すればよいかというポイントが異なってきます。ここでは、1)依頼、2)提案、3)断る、4)感謝、5)問い合わせ、6)問題・苦情、7)謝罪、などの異なる要件について、どのような「件名」、「導入」、「要件」、「結部」にするとよいか簡単に紹介します。

1)依頼:相手に依頼の背景を分かってもらうことが大切。
2)提案:いかに理解しやすいかどうかがポイント。
3)断る:気遣いは必要だが、断っていることが明確にわかること。
4)感謝:感謝のメッセージを繰り返すだけではなく内容は具体的に。
5)問い合わせ:問い合わせの内容は具体的に。
6)問題・苦情:感情的にならず冷静に。
7)謝罪:具体的な対応も伝えると良い。

7)謝罪
構成例
Subject(件名): 謝罪であることが分かるような件名が良い。
Opening(導入): 問題を述べ謝罪する。簡単に理由を説明する。
Body(要件): より詳しく状況について説明し、どのような対応が可能か述べる。
Closing(結部): 今後のことについて述べる。

解説・注意点
日本語では何度も謝罪の言葉を述べることがありますが、英語では何度も繰り返す必要はありません。繰り返す場合でも2回ぐらいまでに抑えておく方が良いです。むしろ、どのような対応をすることができるかを伝えることのほうが大切です。また、あまり不可抗力の結果について丁寧に誤るとかえって違和感をもたれることもあります。基本的には責任の範囲外のことにまで、謝罪を求められるようなことはあまりありません。

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メールの例
Subject: Akira NOMURA cancels 3 p.m. meeting Monday 14th – many apologies.

Dear Mr. Mason,

I do most sincerely apologize, but unfortunately unexpected developments put me in the position of having to cancel our meeting scheduled for 3 p.m. on Monday the 14th.

Unfortunately, my schedule is full for next week. However, the morning of Monday 21st is free, and I would also be free to attend a meeting between 3 p.m. and 5 p.m. on Tuesday 22nd.

I would appreciate it if you could confirm that you have received this email. If one of the above times would suit your convenience, please let me know. Otherwise, I will contact you by telephone at a later date to discuss the rescheduling of the meeting.

Sincerely,
Akira Nomura

件名: Akira NOMURA 14日、月曜日、3時のミーティングをキャンセルします。-申し訳ございません。

Mr. Masonさま

申し訳ございません。予期せぬ事態が起こったため、14日の月曜日3時のミーティングをキャンセルさせてください。

残念ながら、来週の私の予定はいっぱいです。でも、21日の月曜日の午前中と22日の火曜日の午後3~5時の間は空いています。

このメールを受け取りましたらご連絡ください。もし上記のいずれかご都合よろしいところがございましたら、お知らせください。または、再スケジュールするため、私からお電話させていただきます。

敬具
Akira Nomura

本文の流れ

本文の流れ
導入
I do most sincerely apologize, but unfortunately unexpected developments put me in the position of having to cancel our meeting scheduled for 3 p.m. on Monday the 14th.

予期せぬことがおこったので、ミーティングをキャンセルせざるを得なくなったことを伝え謝罪しています。ここでは、予期せぬ出来事が起こったと曖昧な理由を述べていますが、これでも何も書かないよりは良いです。あまり具体的に事情を書くとかえって相手に失礼になる場合もあるので注意が必要です。(例:他に重要な会議に出席しなくてはならなくなったため、などと書くと相手との会議は重要ではないと言っているようになり、悪く受け取られることもありえます。)

要件:
Unfortunately, my schedule is full for next week. However, the morning of Monday 21st is free, and I would also be free to attend a meeting between 3 p.m. and 5 p.m. on Tuesday 22nd.

新たにミーティングをスケジュールするために予定を説明していますが、来週は無理であるという事を少し申し訳なさそうに伝えています。

結部:
I would appreciate it if you could confirm that you have received this email. If one of the above times would suit your convenience, please let me know. Otherwise, I will contact you by telephone at a later date to discuss the rescheduling of the meeting.

ミーティングをキャンセルしなくてはならなくなった事が相手に伝わったかどうかを確認するために返信を求めています。また、以上に説明した予定で調整できない場合の対応について述べています。

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