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英文メールLesson4-1 Clear – 分かりやすいメール


ビジネスに役立つ英文メールのコツDVD

Lesson4 効果的なメールを書くための5つのポイント(5C)

Clear – 分かりやすいメール

今までの章では、効果的で分かりやすいメールを書くためには、どうすれば良いかを紹介してきました。「Lesson4 効果的なメールを書くための5つのポイント」では、Clear(明瞭), Concise(簡潔), Correct(正確), Concrete(具体的), Courteous(礼儀正しい) という5つの観点(5C)から、悪い例と良い例の比較をしてゆきたいと思います。良いメールを書けるようになるためには、多くの例を見ることが大切です。また、悪い例を見ていただくことで、どのようなことをさければよいのかより具体的に理解していただけることと思います。

※ Clear(明瞭), Concise(簡潔), Concrete(具体的) であるメールを書くためにはPlain English (平易な英語)を使うと良いです。
※ Courteous(礼儀正しい)であるメールを書くためには、丁寧表現の項目をご覧ください。

1)Clear - 分かりやすいメール
ビジネスでメールを書く際は、分かりやすいメールにすることがとても大切です。そのためにはメールを書く前に何のために、どんな要件のためにメールを書くのかをよく考えてから書き出すと良いです。伝えるべきポイントをあげてメール全体のアウトラインを考えてから書き出すのも便利な方法です。

ポイント:
・ポイントを分かりやすく書く。
・質問をする場合ははっきりと尋ねる。
・メールの構成をわかりやすくする。

対策:
・書きたいことをよく整理する。
・メールを書く前に構成(メッセージの順序)を考える。
・曖昧な表現をさける。

悪い例
Subject: computer

Dear Sir/Madam,
I may be interested in buying a new computer. I think one of the computers on the catalog is so wonderful but I am not sure if I can use it. Anyway, I think your products are very nice and I like them. I want one but I am not sure. Thank you very much for sending me information on computers.
Sincerely,
John Yamada

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件名:コンピュータ
担当者殿
私は、新しいコンピュータを買うことに興味があるかもしれません。カタログのパソコンの中の1つはとても素晴らしいと思いましたが、使えるかどうかわかりません。とにかく、商品はとても素敵で気に入っています。欲しいのですが、よくわかりません。コンピュータの情報を送っていただきありがとうございます。
敬具
John Yamada

問題点
・気に入ったという事はわかるが、何を尋ねているのかがよく分からない。
・曖昧な表現が多い。
・メールの構成が悪い。
・メールが詰まっていて読みづらい。
改善例

Subject: questions about ME100

Dear Sir/Madam,

Thank you very much for sending me information on your latest computers.

I am interested in buying a new computer but have some concerns. I was wondering if I could receive services for it in the U.S. I would also like to know if you offer a special carry-on bag for the model.

I am looking forward to hearing from you.

Sincerely,
John Yamada

件名: ME100 についての質問
担当者殿
御社の最新のコンピュータの情報をお送りいただきありがとうございます。

新しいコンピュータを買うことに興味があるのですが、心配事があります。米国でもサポートを受けることは可能でしょうか。また、そのモデル用のバッグはあるか知りたいです。

お返事お待ちしております。

敬具
John Yamada

改善点
・件名が分かりやすくなった。
・最初の文で送った情報についての質問であることが分かる。
・尋ねたい内容が分かりやすくなった。
・メッセージの順番(メールの構成)が分かりやすくなった。
・段落ごとに1行あけ、読みやすくなった。

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