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英文メールLesson4-2 Concise – 簡潔なメール


ビジネスに役立つ英文メールのコツDVD

Lesson4 効果的なメールを書くための5つのポイント(5C)

2)Concise – 簡潔なメール

2)Concise - 簡潔なメール
印象良く要件が伝わるのであれば、短いメールのほうが良いです。長いメールは相手にとっても読むのが面倒ですし、短いメールで済むなら短いメールのほうが理想的です。

ポイント:
・不必要な繰り返しをさける。
・それぞれの文を簡潔にまとめる。
・メール全体を簡潔にまとめる。

対策:
・プレイン・イングリッシュ(平易な表現)を使う。
・書き始める前にメッセージを良くまとめておく。
・読み直して不必要な箇所を削ってゆく。
・表現に凝らない。

悪い例
Subject: We are planning to celebrate our 35th anniversary at your restaurant if we can make a reservation.

My name is Tim Solvek and I own a small law firm. The number of our office members has been ten since last May. I saw an advertisement regarding your beautiful French restaurant when I was net-surfing in my office yesterday. I found a lot of interesting reviews on restaurants and information about gorgeous and prestigious restaurants like yours.

We would like to hold a party to celebrate and commemorate our 35th anniversary at a prestigious restaurant because I want all of our members to enjoy eating not only delicious but also nutritious food in a gorgeous atmosphere with superb services that only a restaurant like yours would provide and I also want each and every member of our firm to enjoy the party. It is very inevitable for us to have a fantastic and unforgettable party because I would like all of our executive members to feel that they are a part of our firm like a family member. If each and every member of our firm enjoys the party, I think I can call the party to mark our important history successful, therefore I would like to have a party to a party to celebrate our 35th anniversary at a glamorous restaurant like yours.

We would like to have a party to share our success and commemorate our 35th anniversary with our competent and hardworking members on April 1 (Wed). I would be honored if we could have our party at a gorgeous restaurant like yours, so please let us know the seat occupancy situations on the date that I mentioned above. I would appreciate your immediate attention and a prompt reply would be most appreciated.

Sincerely,
Tim Solvek

英文メールDVDバナー

件名:もし予約が取れるなら、35周年をお宅のレストランでお祝いする予定をしています。

私の名前はTim Solvek で小さな法律事務所のオーナーです。事務所のメンバーの数は去年の5月から10名です。昨日、ネットサーフィンしている時に、あなたの美しいフランス料理のレストランの広告を見ました。多くの興味深いレストランの評価とあなたのところのようなゴージャスで名声の高いレストランについての情報を見つけました。

私たちは35周年のお祝いと記念を、名声あるレストランで行いたいと思っているのですが、というのは、私は全てのメンバーにただおいしいだけではなく栄養のある食べ物をあなたのところのようなレストランでしか提供していないような素晴らしいサービスとゴージャスな雰囲気の中で味わってもらいたいということと、事務所の各々及び全てのメンバーにパーティーを楽しんでもらいたいと思っているためです。

当事務所にとって、素晴らしく忘れられないパーティーをすることは、とても重要なのですが、というのは、私は全ての役員達に事務所の家族の一員のように感じてもらいたいと思っているためです。もし、各々のメンバーにパーティーを楽しんでもらえたら、当事務所の重要な歴史を示すこのパーティーが成功したと言えると思いますので、私はあなたのところのようなグラマラスなレストランで35周年を祝うパーティーを行いたいと思っています。

当事務所は、私たちの成功を共有するためのパーティーを行い、私たちの有能で勤勉なメンバーたちと4月1日(水曜日)に35周年の記念のお祝いをしたいと思っています。あなたのところのようなグラマラスなレストランでパーティーをできるとしたら、それはとても光栄なことですので、ぜひ上記に示した期日の予約情報をお知らせいただけたらと思います。あなたの早急な対応と返信をお願いします。

敬具
Tim Solvek

問題点
・不必要な情報が多すぎる。
・件名、文、表現、段落が長すぎる。
・要件を簡潔に伝えていない。

改善例

Subject: our 35th anniversary

I saw your advertisement on the web and I thought the atmosphere of your restaurant would be perfect to celebrate our 35th anniversary with our staff.

We would like to hold our party on April 1 (Wed). The number of the attendees will be ten at most. Please let us know if we can reserve tables on that day.

I am looking forward to hearing from you soon.

Sincerely,
Tim Solvek

件名:当事務所の35周年記念

ウェブで広告を見て、お宅のレストランはスタッフと共に当事務所の35周年を祝うのにぴったりのレストランを思いました。

4月1日(水曜日)にパーティーを行いたいと思っています。出席者の人数は最大で10名です。当日にテーブルの予約が取れるかお知らせください。

お返事をお待ちしております。

敬具
Tim Solvek

改善点
・簡潔にまとめ読みやすくなった。
・全体的に簡潔になった。
・短い件名だが十分に要件が分かる。

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