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英文メール例文サンプル集 例文サンプル3 Eメールのフォーマット


ビジネスに役立つ英文メールのコツDVD

例文サンプル集

例文サンプル3 Eメールのフォーマット

●特に重要なもの、「件名」と「3つの部分」
・件名:メールの内容が一目で分かると良い。
メールの内容が分かるようなものがよいです。相手になんのことか分かるのであれば、名詞一語でもかまいません。
例: We’ve moved!
例: Your computer

・導入:挨拶・自己紹介・経緯の説明。
本文を読む上で相手が知る必要のあること。何度もやりとりされている内容などであれば省かれ本題のみのメールになる場合もあります。相手は順番に上から読んでいるので、端的に知る必要があることを述べると分かりやすいメールとなります。

・要件:質問、依頼、他など。
行を変えるなどして、見やすくしてください。ここでは相手に求める内容を最初に書いてその後に理由などを説明すると良いと思います。基本的に1つの要件に1つのメールがよいです。複雑な内容についてメールを書いている場合は、必要に応じて行を変えると読みやすくなります。

・結部:(最後の挨拶・返事の催促・お礼など)
メールのメッセージによって異なるが、「お返事お待ちしております。」など。相手がリプライしやすいようなメールを心がけることが大切です。また、相手が引用しやすいようにメールを書くことは相手への心遣いです。
例: I look forward to hearing from you soon.
例: Everyone’s cooperation is most appreciated.  (連絡などの場合)

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●メールによっては省かれるもの。
・冒頭礼辞:
“Dear Bob,”など。ほとんどのEメールでは誰に送っているのか分かっているので省かれることもありますが、初めての場合やフォーマルな場合は付けておくほうが無難です。友人へのEメールなら冒頭礼辞を省いて、”Hi Bob!”などとする事もできます。 冒頭礼辞の後ろにはカンマ , やコロン : をつけます。

例: Mr. Smith: (スミス様)
例: Sirs: (各位/会社・団体に対してなど用いる。)
例: Sirs/Madams: (各位/会社・団体に対してなど用いる。女性に配慮した表現です。)
例: Sir: (担当者殿)
例: Sir/Madam: (担当者殿 女性に配慮した表現です。)
例: To Whom This May Concern: (受取手が分からない手紙につけます。)
例: To those who are new to the Nagoya office: (新しく名古屋オフィスにいらした方へ)
例: To All Staff Members: (全スタッフへ)

・結辞:”Sincerely,”や”Best regards,”などです。
後に”,”(カンマ)を付けます。これも冒頭礼辞と同様省かれることもありますが、フォーマルな内容、初めてのメールには付けておくほうが無難です。良く知っている相手に対して、親しみを込めて”Hi, Bob!”などと始めるメールなどには付けなくて良いです。また、基本的には最後に自分の名前を付けてください。署名でもかまいません。

・日付:
日付はEメールのソフトが付けてくれますので、わざわざ付ける必要はありません。

・署名:
日本語の署名はそのままつかえません。英語メール用には英語の署名を準備しておく必要があります。全角スペース、記号なども入れられませんので注意してください。

Eメールの例
状況:ビジネス上の知り合いと会う約束をする。
Subject: Do you have time to see me?

Dear John,
How have you been recently? I just got transferred to a new office. I don’t have to get on the crowded train everyday any more, and I am so happy about that.

I am going to New York on business next month. I was wondering if you could show me the system you developed. I will be in New York from 15th to 20th. I have afternoon free on 17th and 19th. Please let me know if you are available on either day. Please also let me know when is good for you, if you are not available on those days.

I am looking forward to hearing from you.

Regards,
Ken Aoki

件名:会う時間ありますか?

Johnへ
最近はどうしていますか? 私は新しい事務所に転勤になりました。毎朝込んだ電車に乗らなくてすむので、うれしく思っています。

来月、ニューヨークに行きます。Johnが開発したシステム見せてくれませんか。15日から20日までニューヨークにいます。17日と19日の午後が空いています。どちらか都合の良いところを教えてください。また、いつならどちらも都合が悪ければ、いつがよいかも知らせてください。

お返事待ってます。
では、
Ken Aoki

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